Règlement Général sur la Protection des Données
1 . Les mentions Vie Privée de l'Ordre de Malte
Nous accordons la plus grande importance à la confidentialité des informations que vous nous confiez. La présente déclaration explique comment nous utilisons vos Données et comment exercer vos droits sur vos Données.
Ces dispositions sont susceptibles d’être modifiées sans préavis.
2 . Qui sommes nous ?
L’Ordre de Malte France situé 42 rue des Volontaires 75015 PARIS – Téléphone : +33 01 45 20 80 20 est le « Responsable de traitement » et s’engage à ce que la collecte et le traitement de vos « données à caractère personnel » (Données) effectués à partir de nos formulaires de collecte papier ou numérique (depuis le site internet de l’association) soient conformes au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés modifiée.
L’Ordre de Malte France s’engage à limiter la collecte des données personnelles au strict nécessaire, dans le respect de la minimisation des données.
3 . Les traitements
3.1 QUELLES DONNÉES ?
Les catégories de données traitées sont notamment des données d’identification nécessaires pour communiquer avec vous, gérer la collecte de dons ou assurer la comptabilité et facultatives afin de mieux vous connaître et faciliter la relation avec l’Ordre de Malte France.
Selon les catégories suivantes :
- Vos coordonnées : Nom – Prénom - adresse postale - téléphone
- Vos données numériques : adresse mail – IP et statistiques de navigation sur le site (lors d’un consentement de dépôt de cookies internet)
- Vos coordonnées bancaires : IBAN (lors de demande de prélèvements), données Carte Bleue collectées et traitées directement par un prestataire bancaire
- Vos données comptables : Dons effectués, affectations
Vos Données sont recueillies à travers des formulaires papier ou numérique.
Nous traitons vos données dont la finalité principale est la collecte de fonds au moindre coût de gestion.
3.2 BASE JURIDIQUE DU TRAITEMENT
Pour réaliser une collecte de fonds au moindre coût de gestion, nous devons réaliser les traitements suivants, dans un cadre juridique différent :
- Traitement de la gestion interne des dons par mise en œuvre de l’Intérêts légitimes poursuivis par l’association Ordre de Malte France, reconnue d’utilité publique
- Traitement de la comptabilité par respect d’une obligation légale
- Traitement de la statistique de consultation du site par consentement de l’utilisateur à la collecte de données sur le site internet (cookies)
- Traitement du développement des dons des associations exécutant des missions d’intérêts publics, dans le cadre d’échanges
- Traitement du développement des dons par commercialisation des données auprès de la presse par consentement du donateur
- Traitement de la communication avec les donateurs sur les actions engagées et futures, par mise en œuvre de l’Intérêts légitimes poursuivis par l’association Ordre de Malte France, reconnue d’utilité publique
Nous utilisons notamment vos Données pour renforcer l’efficacité de nos actions et développer avec vous une relation personnalisée relative à nos missions. Parce que nous souhaitons vous adresser dans les meilleures conditions, les communications que vous attendez, nous utilisons des processus de profilage auquel vous pouvez vous opposer en adressant votre demande au Délégué à la Protection des Données de Ordre de Malte France.
3.3 LES AUTRES FINALITÉS
Nous nous engageons à vous tenir informé de l’évolution des traitements et de tout changement de finalité que nous pourrions mettre en œuvre.
Regroupé avec la base juridique. Un traitement = une base juridique.
3.4 DESTINATAIRES
Les Données que vous nous confiez sont destinées à nos services internes de Gestion, Marketing, Communication, Financement des actions et « Relations Donateurs ». Nous partageons également vos Données avec les Prestataires de l’Ordre de Malte France qui travaillent en notre Nom, sous clauses de respect de la politique de confidentialité.
3.5 LE TRANSFERT DE VOS DONNÉES
Les informations que nous traitons sont réservées à l’usage des services en charge de la collecte de fonds et du financement des actions. Ces informations peuvent être échangées avec nos Prestataires.
3.6 LES TRANSFERTS HORS UNION EUROPÉENNE (UE)
L’Ordre de Malte France peut être amenée à transférer vos Données hors de l’UE. Nous veillons à privilégier les pays destinataire qualifiés « adéquats » par la CNIL. Cependant, certains pays destinataires ne répondent pas à cette exigence.
Dans ce cas, afin de garantir la sécurité de vos Données et de répondre à l’obligation légale, des garanties appropriées seront signées entre notre association et la société susceptible de traiter vos Données. Si vous souhaitez connaître ces garanties et en disposer, adressez-votre demande au Délégué à la Protection des Données.
Les données que nous transférons sont limitées à vos coordonnées nominatives, postales téléphoniques ou électroniques et au financement de nos actions. Ces données sont nécessaires aux prestations sous-traitées.
3.7 DURÉE DE CONSERVATION
Vos Données sont conservées sur nos systèmes de traitement de l’information pour une durée conforme à notre finalité de collecte de fonds au moindre coût de gestion. A l’expiration de la durée de conservation, ou si vous le demandez avant, vos Données sont détruites définitivement sous réserve du cadre légal.
Soit :
- Reçus fiscaux : 6 ans
- Données comptables : 10 ans
- Données de prise de contact : 3 ans
- Echanges entre association : 1 opération
- Coordonnées bancaires (SEPA): le temps des prélèvements + 12 semaines
- Cookies sur votre navigateur : 13 mois, sauf refus ou révocation de votre part lors de l’accès
4 . Vos droits
Vous nous confiez vos Données et nous vous remercions de votre confiance. Cependant, vous disposez de droits fondamentaux sur ces Données en particulier, le droit de nous demander l'accès aux Données traitées, la rectification ou l'effacement de celles-ci, ou une limitation du traitement relatif à la personne concernée, ou du droit de s'opposer au traitement pour motif légitime et du droit à la portabilité des Données.
Lorsque vous donnez un consentement au traitement de vos Données, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.
Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle sur le site https://cnil.fr
Nous détaillons chacun de vos droits ci-après ainsi que la manière d’exercer vos droits.
4.1 COMMENT EXERCER VOS DROITS ?
Pour exercer vos droits, vous pouvez adresser un courrier » à notre Délégué à la Protection des Données indépendant, vous assurant ainsi une absence de conflits d’intérêts : DPO Ordre de Malte France - Institut PRH - 17 Avenue d'Aquitaine - 33380 MARCHEPRIME, soit lui adresser un courrier électronique à dpo.rgpd@ordredemaltefrance.org.
Nous nous engageons à faire le nécessaire pour vous donner satisfaction sous 30 jours.
Si nous ne parvenons pas à vous identifier dans nos fichiers à partir des éléments que vous nous aurez fournis, nous vous en tiendrons informé et il vous sera demandé des informations complémentaires.
Lorsque vous présentez votre demande par voie électronique, les informations sont fournies sous une forme électronique d'usage courant, à moins que vous ne demandiez qu'il en soit autrement.
Nous archivons systématiquement toutes les traces de vos demandes et toutes les réponses que nous y apportons. Ces éléments seront conservés pour preuve à destination de la justice ou de la CNIL.
4.2 DROIT D’ACCÈS
Vous avez le droit d'obtenir la confirmation que vos Données sont ou ne sont pas traitées par nos services.
En particulier, vous avez le droit de connaître :
a) La ou les finalités de leur(s) traitement(s) ;
b) Les catégories de Données concernées par le traitement ;
c) Les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les Données ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ou les organisations internationales ;
d) Lorsque cela est possible, la durée de conservation envisagée de vos Données ou, lorsque ce n'est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
e) L'existence du droit de nous demander la rectification ou l'effacement de vos Données, ou une limitation de leur traitement, ou le droit de s'opposer à ce traitement ;
f) Le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle;
g) Lorsque les données à caractère personnel n’ont pas été collectées directement auprès vous, nous vous informerons sur leur source ;
h) L'existence d'une prise de décision automatisée, y compris un profilage;
i) Lorsque vos Données sont transférées vers un pays tiers ou à une organisation internationale, vous avez le droit d'être informé des garanties appropriées en ce qui concerne ce transfert ;
j) Vous pouvez obtenir une copie de vos Données, faisant l'objet d'un traitement et nous pouvons exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs pour toute copie supplémentaire demandée.
Lorsque vous présentez votre demande par voie électronique, les informations sont fournies sous une forme électronique d'usage courant, à moins que vous ne demandiez qu'il en soit autrement.
Ce droit d'obtenir une copie de vos Données ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés d'autrui. A cette fin, nous vous demanderons de nous fournir une preuve de votre identité.
4.3 DROIT DE RECTIFICATION
Vous disposez du droit d'obtenir, dans les meilleurs délais, la rectification de Données qui seraient inexactes. Compte tenu des finalités du traitement, vous avez le droit d'obtenir que des Données incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.
4.4 DROIT À L'EFFACEMENT (« DROIT À L’OUBLI »)
Ce droit traduit le droit d'obtenir dans les meilleurs délais, l'effacement de vos Données. Nous avons l'obligation d'effacer vos Données lorsque l'un des motifs suivants s’applique :
a) Vos Données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d'une autre manière ;
b) Vous retirez le consentement sur lequel est fondé le traitement et il n'existe pas d'autre fondement juridique au traitement ;
c) Vous vous opposez au traitement et il n'existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement, ou vous vous opposez au traitement à des fins de prospection, vous pouvez exercer ce droit à tout moment, y compris au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection ;
d) Vos Données ont fait l'objet d'un traitement illicite,
e) Vos Données doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l'Union ou par le droit de l'État membre auquel nous sommes soumis,
f) Vos Données ont été collectées dans le cadre d’une offre de services d’un organisme en charge de l'information aux enfants. Ce traitement de Données relatives à un enfant est licite lorsque l'enfant est âgé d'au moins 15 ans. (La communication de l’Ordre de Malte France ne concerne que des individus majeurs ou des mineurs de plus de 15 ans dans le cadre d’opérations médiatiques ou de sensibilisation) ;
g) Si nous avons rendu publiques des Données que nous sommes tenus d’effacer, compte tenu des technologies disponibles et des coûts de mise en œuvre, nous prendrons des mesures raisonnables, y compris d'ordre technique, pour informer les autres responsables du traitement qui traitent vos Données que vous en avez demandé l'effacement, par tout lien vers ces Données ou toute copie ou reproduction de celles-ci.
h) Attention cependant, ce droit ne s’applique pas dans la mesure où le traitement est nécessaire :
1. A l'exercice du droit à la liberté d'expression et d'information,
2. Au respect une obligation légale qui requiert le traitement, prévue par le droit de l'Union ou par le droit de l'État membre auquel nous serions soumis, ou pour exécuter une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont nous serions investis,
3. A des fins archivistiques dans l'intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques,
4. A la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.
4.5 DROIT À LA LIMITATION DU TRAITEMENT
Vous avez le droit d'obtenir la limitation du traitement de vos Données notamment lorsque :
a) Vous contestez l'exactitude de vos Données (pour une durée qui nous permettra de vérifier l'exactitude de vos Données) ;
b) Le traitement est illicite et vous vous opposez à leur effacement en exigeant la limitation de leur utilisation ;
c) Nous n'avons plus besoin de vos Données aux fins du traitement mais celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ;
d) Vous vous opposez au traitement en vertu de votre droit d’opposition, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes de traitement poursuivis prévalent.
Lorsque le traitement est limité, les Données ne peuvent, à l'exception de la conservation, être traitées qu'avec votre consentement, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d'une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d'intérêt public de l'Union ou d'un État membre.
Une personne concernée qui a obtenu la limitation du traitement de ses Données, est informée avant que la limitation du traitement ne soit levée.
4.6 OBLIGATION DE NOTIFICATION
Nous notifions à chaque destinataire auquel vos Données ont été communiquées, toute rectification ou tout effacement de Données ou toute limitation du traitement effectué à moins qu'une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés. Nous vous fournirons des informations sur ces destinataires si vous en faites la demande.
4.7 DROIT À LA PORTABILITÉ DES DONNÉES
Vous avez le droit de disposer des Données que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine, et vous disposez du droit de transmettre ces Données à un autre responsable du traitement sans que nous n’y fassions obstacle, lorsque :
a) Le traitement est fondé sur le consentement ou sur un contrat et ;
b) Le traitement est effectué à l'aide de procédés automatisés.
Lorsque vous exercez votre droit à la portabilité des Données, vous avez le droit d'obtenir que les données à caractère personnel soient transmises directement d'un responsable du traitement à un autre, lorsque cela est techniquement possible.
L'exercice du droit à la portabilité s'entend sans préjudice du droit à l’effacement. Ce droit ne s'applique pas au traitement nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement.
Ce droit ne porte pas atteinte aux droits et libertés de tiers.
4.8 DROIT D'OPPOSITION
Vous avez le droit de vous opposer :
a) À tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement des Données vous concernant, y compris un profilage ;
b) Alors, nous ne traiterons plus vos Données, à moins qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ;
c) Lorsque vos Données sont traitées à des fins de prospection, vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos Données à des fins de prospection, y compris au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection ;
d) Lorsque vous vous opposez au traitement à des fins de prospection, vos Données ne sont plus traitées à ces fins.
Nous vous présenterons et vous rappellerons de manière claire et séparée de toute autre information, ce droit d’opposition dont vous disposez au plus tard au moment de la première communication.
Dans le cadre de l'utilisation de services de profilage des données, vous pouvez exercer votre droit d'opposition à la mise en œuvre de procédés automatisés utilisant des spécifications techniques.
Lorsque des Données sont traitées à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques, vous avez le droit de vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos Données, à moins que le traitement ne soit nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public.
4.9 DÉCISION INDIVIDUELLE AUTOMATISÉE, Y COMPRIS LE PROFILAGE
Vous avez le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage qui produirait des effets juridiques ou vous affecterait de manière significative.
Ce droit ne s'applique pas si la décision :
a) Est nécessaire à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat entre la personne concernée et un responsable du traitement ;
b) Est autorisée par le droit de l'Union ou le droit de l'État membre auquel nous serions soumis et qui prévoit également des mesures appropriées pour la sauvegarde des droits et libertés et des intérêts légitimes ou ;
c) Est fondée sur votre consentement explicite.
L’Ordre de Malte France met en œuvre des mesures appropriées pour la sauvegarde de vos droits et libertés et de vos intérêts légitimes, au moins du droit d'obtenir une intervention humaine de notre part, d'exprimer votre point de vue et de contester la décision.
Ces décisions ne peuvent être fondées sur les catégories particulières de Données à moins que des mesures appropriées pour la sauvegarde des droits et libertés et des intérêts légitimes ne soient en place.
4.10 RÉCLAMATION
Vous disposez du droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle.
4.11 SOURCE DES DONNEES
Lorsque nous sommes amenés à traiter des Données vous concernant que vous ne nous auriez pas fourni directement et provenant par conséquent d’une autre source non publique, nous vous indiquerons, à toute demande de votre part, de quelle source sont issues vos Données ainsi mises à notre disposition.
5 . A PROPOS DES COOKIES
Nous utilisons différents cookies sur le site pour améliorer l’interactivité du site et nos services.
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L'Ordre de Malte France ne peut donc en aucun cas remonter par ce biais à une personne physique. Les données personnelles recueillies (identifiant du cookie) sont conservées par Ordre de Malte France pour une durée de 13 mois . Elles ne sont pas cédées à des tiers ni utilisées à d'autres fins. Vous pouvez choisir de refuser les cookies et l’analyse statistique de vos données de navigation.
8 . Directives après la mort
Vous pouvez faire valoir le sort de vos données, organiser de votre vivant les conditions de conservation et de communication de vos données, par des directives post-mortem auprès d’une personne de confiance ou d’un tiers de confiance certifié.
9 . Exercice des droits des personnes
Vous avez la faculté d'exercer vos droits d'accès et de rectification des données vous concernant. Vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, en demander la portabilité ou l'effacement. Afin d'exercer ces droits, veuillez indiquer que vous n'êtes pas un robot et remplissez le formulaire suivant :
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